Steeds meer ziekenhuizen gaan de slag met Safety-II. Een mooi moment om ervaringen uit te wisselen: hoe beginnen ze, waar lopen ze tegenaan, wat levert het op? In 2021 spraken wij hierover met Joke Vermeeren, stafadviseur Kwaliteit en Patiëntenzorg in het Erasmus MC en haar collega Jolanda van der Zande, teammanager van de kliniek Hematologie.
Vermeeren was meteen enthousiast toen ze voor het eerst over Safety-II hoorde. “Ik vond het echt een eyeopener. We staan er niet genoeg bij stil dat we protocollen gebruiken die in de praktijk misschien niet optimaal werken, waardoor er allemaal variaties ontstaan. Maar wat is dan de beste werkwijze? Als rechtsom nou beter blijkt te werken dan linksom, laten we dat dan zichtbaar maken, delen en ervan leren.” Om Safety-II als een olievlek door het Erasmus MC te verspreiden organiseerde ze er ‘Proeverijen’ over. Op dit moment start ze samen met collega’s de eerste FRAM*-onderzoeken op. “Hoe het in de praktijk uitpakt is afwachten. We beginnen gewoon, bijsturen kan altijd nog.”
Van der Zande woonde één van de Proeverijen bij. “In een training van een paar uur kregen we informatie over de uitgangspunten van Safety-II: waarom gaat een proces in de praktijk goed en welke best practices kunnen we daaruit filteren, waarvan wij en anderen kunnen leren? Die insteek sprak mij en de zorgprofessionals die deelnamen aan de training direct aan”, vertelt Van der Zande.
Trainer bij de Proeverijen was Nikki Damen, veiligheidsadviseur bij Tijd voor Verbinding, opvolger van het VMS Veiligheidsprogramma. Damen loopt al een aantal jaren mee in Safety-II. Afgelopen jaar interviewde MediRisk haar over de toepassing van het gedachtengoed in de praktijk.
Tijdens de Proeverijen kregen deelnemers ook informatie over FRAM, een analysemethode om verschillen tussen werkafspraken op papier en de dagelijkse zorgpraktijk stapsgewijs in beeld te brengen. Van der Zande: “Wat me in de FRAM-methodiek aanspreekt is dat medewerkers heel bewust worden betrokken bij de analyse. En dat dat op een positieve manier gebeurt, met als doel om er samen van te leren en waar mogelijk te verbeteren.”
“Wat me in de FRAM-methodiek aanspreekt is dat medewerkers heel bewust worden betrokken bij de analyse”
Al tijdens de Proeverij kwam Van der Zande op het onderwerp van haar eerste FRAM: het aftekenen van het gebruik van een bepaald type zalf in het elektronisch patiëntendossier. Meestal vindt aftekening plaats, maar niet altijd. Voor de patiëntenzorg is het belangrijk dat het wel gebeurt: de zalf wordt ingezet bij mensen die een huidreactie hebben op chemotherapie en stamceltherapie. Doel van de zalf is om de huidreactie in te dammen en pijn tegen te gaan. Van der Zande: “Als er niet wordt geregistreerd dat de zalf is gebruikt, weten we niet óf er is gesmeerd, met als gevolg dat we minder goed inzicht hebben in de werking van de therapie.”
Op dit moment brengen Vermeeren en Van der Zande de papieren werkelijkheid in kaart: welke afspraken staan er rondom het gebruik van de zalf in het protocol, welke afspraken zijn er op de afdeling en hoe is het systeem waarin de zalf moet worden geregistreerd opgebouwd. Vermeeren: “Daarna gaan we met vier collega’s de praktijk in beeld proberen te krijgen, door alle spelers in het proces te interviewen. Van de apotheker die de zalf levert tot en met de verpleegkundige die met de zalf werkt.” Het interview-team bestaat uit Van der Zande, Vermeeren, een collega-kwaliteitsadviseur van Vermeeren en de voorzitter van de MIP*-commissie van de afdeling Hematologie. Alle vier houden ze hun uren bij, zodat zicht ontstaat op de tijdsinzet die gepaard gaat met de FRAM. De interviews vinden plaats in duo’s in wisselende samenstelling.
Vermeeren: “Ik ga er heel open in, door te vragen: ‘Kan jij mij eens meenemen, waar bestaat jouw werk uit als het gaat om deze zalf?’. Ik denk dat deze open, oprecht geïnteresseerde manier van vragen stellen en meekijken vanzelf al tot meer bewustwording kan leiden bij de mensen die we interviewen. Vaak ben je je door routine niet meer zo bewust van je eigen handelingen. Je vaart op de automatische piloot. Doel van de FRAM is om alle stappen in het proces scherp te krijgen. En om vast te stellen: waarom gebeurt het registreren meestal wel, wat voor workarounds zijn daar misschien voor bedacht? En welke mogelijke obstakels zouden het aftekenen kunnen hinderen?”
Van der Zande: “Ik hoop dat we de interviews voor de zomer achter de rug en geanalyseerd hebben. De volgende stap is terugkoppeling aan de medewerkers van de afdeling en met elkaar nadenken over eventuele veranderingen. Dat doen we graag zo snel mogelijk. Dit soort processen moet niet te lang duren, we willen het enthousiasme op de afdeling graag vasthouden.”
Idee is om best practices, net als MIP**’s, met een online formulier te melden in het kwaliteitsmanagementsysteem. Vermeeren: “In Engeland noemen ze dat ‘excellence reporting’. Wat mij betreft hoeven het niet per se hele grootse of bijzondere voorbeelden te zijn; vaak zijn het juist kleine dingen die maken dat het op de ene afdeling wel goed gaat en op de andere afdeling niet.”
*FRAM staat voor Functional Resonance Analysis Method **MIP is de afkorting van Meldingen Incidenten Patiëntenzorg