Wat levert een FRAM-analyse op in vergelijking met de gebruikelijke onderzoeksmethodes? Dat testten onderzoeksteams in Meander MC in drie calamiteitenonderzoeken naar een val. Twee volgens de PRISMA-methode, één volgens de FRAM-methode. “Het leidde tot dezelfde verbeterpunten als bij de PRISMA-onderzoeken, maar ook tot níeuwe inzichten die we daarvoor niet op het netvlies hadden.” Dat zegt Marjan van Maanen, adviseur kwaliteit en veiligheid van Meander Medisch Centrum. Samen met klinisch chemicus Merel van Wijnen vertelt ze over de eerste ervaringen met de FRAM-methode.
In september 2019 volgden ze met een groep van zes medewerkers van Meander MC de Safety-II-training van MediRisk: twee medisch specialisten, twee adviseurs kwaliteit & veiligheid, een teammanager en een verpleegkundige. Inmiddels hebben ze vier FRAM-analyses achter de rug. Conclusie: een FRAM-analyse uitvoeren kost tijd, maar bespaart in bepaalde opzichten ook tijd én levert veel op. Draagvlak voor verbetermaatregelen bijvoorbeeld. En positieve vibes op de werkvloer.
Waarom waren jullie meteen enthousiast over de FRAM-methode?
Van Wijnen: “Leren van wat fout is gegaan is voor ons common practice. Dat je ook kunt leren van wat meestal goed gaat was voor mij een eyeopener. De manier van onderzoeken spreekt me ook aan. Bij een FRAM laat je mensen vertellen over hun werk: welke stappen zet jij in het proces, hoe ziet jouw dagelijkse werk eruit? En ook: zie jij in het proces dingen die anders kunnen? De mensen die we tot nu toe hebben geïnterviewd zijn net zo enthousiast over deze methodiek als wij. De positieve insteek om te leren van de dagelijkse praktijk, waarin we allemaal ons uiterste best doen voor de patiënt, werkt inspirerend.”
Van Maanen: “We krijgen regelmatig de vraag van collega’s of zij ook getraind kunnen worden in de methodiek. Verderop in 2021 gaan nog vijf Meander-medewerkers de training volgen bij MediRisk. Zo hopen we dat de Safety-II-gedachte zich als een olievlek over de organisatie gaat verspreiden.”
Welke onderwerpen hebben jullie met de FRAM-methode onder de loep genomen?
Van Maanen: “We hebben de processen in kaart gebracht van het doorbellen van afwijkende labuitslagen en het brengen van de patiënt naar de OK. Daarnaast hebben we met de FRAM-methode twee calamiteitenonderzoeken gedaan: een over het analyseren van een snelbiopt door de patholoog en een naar aanleiding van een valincident. ”
Hoe verliep de FRAM-analyse van de val?
Van Maanen: “Het ging om een patiënt die op de spoedeisende hulp was binnengekomen en daarna op de verpleegafdeling was opgenomen. Mevrouw was ’s morgens uit haar stoel gevallen ondanks de genomen maatregelen. Bij de PRISMA-methode achterhaal je de oorzaken van het incident: waarom is het gebeurd? Bijvoorbeeld omdat er onvoldoende kennis van het protocol was. Bij de FRAM-methode richt je je op de dagelijkse praktijk en vraag je: hoe ga jij om met een valgevaarlijke patiënt, welke handelingen verricht je dan precies? Niet de voorschriften op papier, maar het échte werk van de mensen is leidend. Daardoor breng je het gehele proces in kaart. Dat is breder dan bij de PRISMA-analyse, waarbij je focust op dat wat er niet goed is gegaan.”
Wat kwam er door de FRAM-analyse naar boven?
Van Maanen: “Door het uittekenen van het proces kwamen we er onder meer achter dat het aspect rooming-in – familie blijft slapen bij de patiënt – niet goed geborgd was. Het stond in het protocol, maar het was niet goed vastgelegd welke afdeling die mogelijkheid met de familie zou bespreken, waardoor het niet altijd gebeurde. De afspraak is nu dat dit al op de SEH met familie wordt besproken en wordt vastgelegd.”
Is de FRAM-methode gemakkelijk eigen te maken?
Van Wijnen: “Het was wel even wennen. Ik merkte dat ik bij de interviews voor het calamiteitenonderzoek snel terugviel in mijn default-modus, waarin je brein als vanzelf op zoek wil naar de oorzaak van het incident. Door teveel op het incident te focussen kun je belangrijke dingen missen. Bij FRAM is het uitgangspunt juist dat je zo open en onbevooroordeeld mogelijk het dagelijkse proces in kaart brengt en zo inzicht krijgt in de aaneenschakeling van stappen die samen meestal tot een goed resultaat leiden, mede dankzij de olifantenpaadjes die mensen soms hebben moeten bedenken omdat het protocol niet goed aansloot.”
Waar ligt voor jullie de kracht van FRAM?
Van Maanen: “Zwakke schakels in het proces worden zichtbaar dankzij de speciale visualisatiesoftware die je bij de analyses gebruikt. Het was even puzzelen hoe de software werkt en het was fijn dat we MediRisk konden bellen als we er niet uitkwamen. De visualisatie werkt heel verhelderend: je ziet bijvoorbeeld hoe onmisbaar sommige schakels zijn: als zij er niet zijn, wie neemt hun taak dan over? Verder vind ik het nagesprek met de betrokken medewerkers zeer waardevol. Tijdens deze bijeenkomst loop je met de medewerkers de analyses door en ontstaan er vanzelf al verbetervoorstellen. Daardoor is er meteen al meer draagvlak: de verbetermaatregelen worden niet aangedragen door de onderzoekscommissie of van bovenaf opgelegd, maar komen uit de mensen zelf.”
Van Wijnen: “Het is natuurlijk wel lastig om alle betrokkenen aan tafel te krijgen. Iedereen is druk. Maar het is de inspanning meer dan waard: je merkt dat er ook meer onderling begrip ontstaat – ‘Oh, daarom is het voor jou zo lastig om op dat moment de informatie in het elektronische patiëntendossier te zetten, er gebeurt gewoon teveel tegelijk, dat moeten we anders gaan organiseren’. Heel mooi om te zien waar zo’n groepsgesprek toe kan leiden.”
Hoeveel tijd kost een FRAM?
Van Maanen: “De calamiteitenonderzoeken doen we in drietallen: een dokter als voorzitter, een teammanager of verpleegkundige en een kwaliteitsadviseur. Een FRAM-analyse doen we met drie getrainde collega’s. De eerste FRAM-analyses kostten ons per persoon zeker vijftien uur. Logisch als je je een nieuwe methode eigen moet maken, andere methodes gebruiken we al jaren. De voorbereiding ging de laatste keer wel al een stuk sneller. Het streven is om vier á vijf FRAM’s per jaar te gaan doen.”
Van Wijnen: “Als we ervaren zijn in de methode zal een FRAM-analyse niet meer tijd kosten dan een PRISMA-analyse. Als er al extra tijd in een FRAM gaat zitten verdien je die terug doordat er sneller draagvlak ontstaat voor de implementatie van verbetermaatregelen. En daar gaat het uiteindelijk om.”
*FRAM staat voor Functional Resonance Analysis Method
Hier lees je meer over de FRAM methode.